Condomínios têm até 1º de julho para se adequar ao eSocial

Desde o primeiro dia do ano de 2018, o e-Social já faz parte da vida contábil de praticamente todos os segmentos empresariais do Brasil. E, a partir de 1° de julho de 2018, sua obrigatoriedade passará a valer também para os condomínios.

Assim, para analisar os impactos do e-Social no dia a dia do condomínio, listamos abaixo uma série de itens que o síndico deverá ficar atento.

1- O que é o e-Social?

 Instituído pelo Decreto Federal n 8.373 de 2014, e que envolve a Receita Federal, o Ministério do Trabalho, o INSS e a Caixa Federal, o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (e-Social) tem como objetivo, segundo o governo federal, simplificar a prestação de informações referentes a obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, de forma a reduzir a burocracia das empresas.

Dessa forma, por meio do e-Social, os empregadores irão passar a comunicar o governo de forma unificada as informações relativas aos trabalhadores como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS.

 – Principal objetivo é a desburocratização

De acordo com o governo federal, ao criar uma plataforma que agrega pelo menos 15 obrigações legais em um único ambiente, se espera uma maior agilidade no preenchimento das informações do empregado pelo empregador. Com isso, o governo vislumbra um aumento na receita, já que os erros de preenchimento das guias serão minimizados.

Outro ponto destacado em favor do e-Social é a minimização da possibilidade de ocultação de informações que o empregador repassa à Receita Federal relativa ao empregado.

2- O e-Social no condomínio:

 Por possuírem diversos colaboradores (zeladores, porteiros, profissionais de limpeza) os condomínios também terão que se adequar ao e-Social. E, claro, é papel do síndico entender as mudanças e providenciar a adequação do edifício com o que pede a lei.

As principais adequações à nova norma repousam em quatro itens, explicados abaixo.

– Contratação de funcionários

A principal mudança refere-se à data de contratação do colaborador. O empregador, ao contratar um novo funcionário, deverá informar obrigatoriamente a plataforma um dia antes de ele iniciar o trabalho.

A não observância deste prazo gera multa automática ao empregador de R$ 3.000,00 por empregado, dobrado na reincidência.

Portanto, em hipótese alguma o síndico deve autorizar o funcionário recém-contratado iniciar as suas atividades sem que isso tenha sido informado ao e-Social.

– Acidentes de trabalho

Mesmo que o acidente em questão não seja considerado grave, que necessite de afastamento do funcionário, o gestor fica obrigado a emitir a Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT) no prazo máximo de um dia útil seguinte a ocorrência do acidente. Em casos de falecimento, o envio deve ser imediato.

Se o síndico não comunicar a plataforma dentro do prazo previsto, o condomínio fica sujeito a multa que pode variar entre o limite mínimo e o máximo do salário de contribuição.

– Exames médicos

 Segundo o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) os empregados precisam passar por exames admissional, periódico, retorno, alteração de função e demissional. Além disso, os laudos médicos e atestados obrigatórios deverão sempre estar dentro da validade.

Em caso de descumprimento da norma, a multa pode ficar salgada para o condomínio. O valor varia entre R$ 402,53 a 4.025,33 por empregado.

 – Alterações cadastrais

 Toda vez que ocorrer uma alteração no contrato de trabalho do funcionário, ou uma mudança em seu cadastro na empresa, essa informação deverá ser imediatamente comunicada à plataforma do e-Social.

O valor da multa por empregado pode variar de R$ 201,27 a R$ 402,54.

3- Cronograma da implantação do e-Social

 A partir de julho, os empregadores deverão enviar para a plataforma as informações sobre os condomínios, assim como as funções, cargos, salários e encargos dos funcionários.

A partir de setembro, algumas informações complementares como novas admissões, demissões, férias, licença médica, alterações no cadastro e no contrato de trabalho passam a fazer parte das obrigações do síndico ou administrador com o e-Social.

Em novembro as folhas de pagamento também precisam ser enviadas e, por fim, em janeiro de 2018, todas as contribuições previdenciárias serão unificadas, não sendo mais necessário recolher as guias INSS.

4- Pesquisa aponta que pequenas empresas ainda não estão preparadas

 Segundo levantamento feito recentemente pela Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis (Fenacon) com 1,33 mil empresas associadas ao segmento – e aí podemos incluir os condomínios, que se assemelham em número de funcionários e obrigações com pequenas empresas – não estão preparados para a mudança.

O levantamento mostrou que apenas 4,4% das empresas estão aptas para operar com o novo sistema. Somente 29,1% iniciaram o processo e 23,7% afirmaram estar na fase intermediária. A grande maioria, segundo a pesquisa 42,8%, sequer iniciou o processo.

Vale ressaltar, como indica o estudo, que a maior parte das empresas ouvidas estarão obrigadas a operar com o e-Social já a partir no início de julho deste ano.

5- Veja quais sistemas de informação do Governo Federal serão substituídos pelo e-Social

 GFIP: Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social

CAGED: Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT

RAIS: Relação Anual de Informações Sociais.

LRE: Livro de Registro de Empregados

CAT: Comunicação de Acidente de Trabalho

CD: Comunicação de Dispensa

CTPS: Carteira de Trabalho e Previdência Social

PPP: Perfil Profissiográfico Previdenciário

DIRF: Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte

DCTF: Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais

QHT: Quadro de Horário de Trabalho

MANAD: Manual Normativo de Arquivos Digitais

Folha de pagamento

GRF: Guia de Recolhimento do FGTS

GPS: Guia da Previdência Social

Fonte: Redação Viva o Condomínio

Por: Guilherme de Paula Pires

Não é novidade que a crise econômica está mais presente na vida dos brasileiros, podendo ser facilmente identificada pelo aumento do número de pessoas inadimplentes com suas obrigações.
O aumento da inadimplência é sentida diretamente pelos Condomínios, que acabam ficando no final da lista de muitos brasileiros.
Também não é novidade que os meses de Dezembro, Janeiro e Fevereiro, são os que apresentam maiores índices de inadimplência, por conta das festividades de fim de ano e dos gastos necessários no início do ano.
O atraso no pagamento da taxa condominial gera imensos prejuízos ao funcionamento e gestão do Condomínio. Por isso mesmo a cobrança é muito importante e merecedora de atenção especial.
Para tentar solucionar o problema, o Condomínio deve priorizar algumas ações no ato da cobrança dos condôminos inadimplentes:
Cobrança extrajudicial: identificando os inadimplentes, cabe ao condomínio enviar individualmente, uma notificação extrajudicial, e tentar contatos por meio de telefone, e-mail ou watsapp, sob pena de início de ação de execução judicial do título.
Cobrança judicial: a execução judicial das taxas condominiais em atraso, embora drástica, é necessária e eficaz. O Novo Código Civil trouxe maior celeridade ao ato, elencando taxas e despesas condominiais como títulos executivos extrajudiciais, bem como os créditos referentes a contribuições ordinárias e extraordinárias de condomínio edilício previstas na convenção ou aprovadas em assembleia geral, desde que documentalmente comprovadas. Após a distribuição, o devedor é citado para efetuar o pagamento em 3 (três) dias.
Na hipótese de ingresso de medida judicial, e caso não ocorra o pagamento, ocorre a penhora da unidade devedora e posteriormente o leilão do imóvel para a quitação do débito, sem que o condômino possa alegar a tão famosa defesa “bem de família”.
É importante destacar que assuntos relacionados a Condomínio não são regidos pelo direito do consumidor, pois tem lei específica para regulamentar os seus assuntos. Outro ponto importante está relacionado as penalidades aplicadas, que são: multa de 2%, juros moratórios de 1% ao mês; correção monetária, honorários advocatícios, além do repasse das despesas com a cobrança (judiciais ou não), pois o condômino deve pagar as despesas a quer der causa.
Por fim, ainda há a possibilidade de protesto da dívida em Cartório como forma coercitiva de recebimento. No entanto, esta alternativa merece cautela e organização do Condomínio, pois gera algumas obrigações decorrentes, como a retirada do protesto em até 05 (cinco) dias a contar da quitação do débito, bem como acompanhamento do protesto para que não exceda o prazo de 05 anos, sob o risco de o condomínio credor tornar-se réu em ação indenizatória por parte do condômino devedor.
Atualmente as empresas especializadas em cobrança e que mantém departamento jurídico, tem prestado um serviço seguro e de qualidade, reduzindo os custos e despesas com a cobrança e garantindo a saúde financeiro do condomínio. Conseguindo inclusive desonerar as unidades adimplentes do rateio referente a inadimplência.

Danielle Cristina de Oliveira
OAB/MG 156659

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